Vilka krav ställs på e-fakturering 2025 i Sverige?

E-fakturering i Sverige innebär en viktig del av landets digitala transformation. Många företag väljer idag att skicka fakturor i strukturerade elektroniska format via godkända nätverk som Peppol. Detta innebär att traditionella pappersfakturor och enkla PDF-fakturor via e-post gradvis ersätts av mer moderna lösningar. Företag kan implementera system som stödjer standardiserade format som Peppol BIS Billing 3.0 eller Svefaktura för att effektivisera sina processer.

Vad innebär e-fakturering i Sverige?

E-fakturering i Sverige innebär att företag skickar och tar emot fakturor i standardiserade elektroniska format via godkända nätverk. Denna utveckling är en del av Sveriges och EU:s bredare digitaliseringsstrategi för att effektivisera affärsprocesser och minska skattefusk.

Bakgrunden till förändringen ligger i EU-direktivet om elektronisk fakturering och det europeiska initiativet för digital omställning. I Sverige har Skatteverket och Finansdepartementet arbetat fram specifika rekommendationer. Målet är att standardisera fakturahanteringen för att underlätta automatisering, minska felmarginaler och skapa enhetlighet i handelstransaktioner.

Grundläggande aspekter av e-fakturering inkluderar:

• Att skicka och ta emot fakturor i strukturerade elektroniska format (inte PDF)
• Att använda standardiserade format som Peppol BIS Billing 3.0 eller Svefaktura
• Att ansluta sig till godkända nätverk för elektronisk dokumentöverföring, främst Peppol-nätverket
• Att säkerställa att alla fakturor innehåller obligatoriska datauppgifter i maskinläsbart format
• Att upprätthålla spårbarhet och säkerhet i fakturaöverföringen

Hos Apix hjälper vi redan över 100 000 företag med e-fakturering genom vår kompletta lösning som hanterar över 2 miljoner transaktioner varje månad. Vår infrastruktur stödjer alla ledande format och säkerställer sömlös integration med ditt befintliga affärssystem.

Vilka företag berörs av e-fakturering?

E-fakturering berör i princip alla företag och organisationer som är registrerade för moms i Sverige, oavsett storlek eller bransch. Detta inkluderar aktiebolag, handelsbolag, enskilda firmor, ekonomiska föreningar, stiftelser och offentliga verksamheter.

Det finns begränsade undantag för:

• Vissa mikroföretag med mycket begränsad verksamhet (under särskilda villkor)
• Verksamheter som bara utfärdar ett fåtal fakturor per år
• Specifika typer av transaktioner som regleras under särskild lagstiftning

För många verksamheter är det fördelaktigt att påbörja förberedelsearbetet inför e-fakturering. Särskilt viktigt är det för små och medelstora företag som kanske inte har samma IT-resurser som större organisationer. Våra 200+ färdiga integrationer hos Apix gör det möjligt även för mindre företag att enkelt ansluta sig till e-fakturering utan omfattande IT-investeringar.

Offentlig sektor har redan infört krav på e-fakturering, vilket gör att många leverantörer till stat, kommuner och regioner redan har erfarenhet av elektronisk fakturering via Peppol eller Svefaktura. För dessa verksamheter handlar det nu om att utvidga e-faktureringsprocessen till alla kunder och leverantörer.

Hur skiljer sig e-fakturering från traditionell fakturering?

E-fakturering skiljer sig fundamentalt från traditionell fakturering genom att den bygger på strukturerad data istället för papper eller PDF-dokument. En godkänd e-faktura är inte bara ett digitalt dokument utan en datastruktur som kan läsas och tolkas direkt av mottagarens affärssystem utan manuell inmatning.

Vid traditionell pappersfakturering eller när PDF-fakturor skickas via e-post, måste informationen i regel matas in manuellt eller skannas in hos mottagaren. Detta skapar utrymme för fel, kräver tid och ger begränsade möjligheter till automatisering. En PDF-faktura är i grunden bara en digital bild, inte strukturerad data, och anses därför inte som en fullvärdig e-faktura.

Tekniska och strukturella skillnader inkluderar:

E-fakturor innehåller också obligatoriska dataelement som måste vara korrekt formaterade enligt standarder. Dessa inkluderar momsinformation, leverantörs- och kunddata, betalningsinformation, och artikelinformation – allt i ett format som är entydigt maskinläsbart.

Med Apix e-faktureringslösning kan vi hantera denna övergång sömlöst, så att dina fakturor alltid når mottagaren i rätt format, oavsett vilket system de använder. Detta minskar antalet fel betydligt jämfört med pappers- och PDF-fakturor.

Vilka tekniska format och standarder används för e-fakturor?

För e-fakturering måste fakturor följa specifika tekniska standarder som säkerställer att data kan utbytas sömlöst mellan olika system. De huvudsakliga formaten som används är:

• Peppol BIS Billing 3.0 – Den europeiska standarden som baseras på EN16931 och används inom Peppol-nätverket. Detta är det primära formatet som rekommenderas i Sverige.
• Svefaktura – Det svenska nationella formatet som har använts i offentlig sektor. Det kommer fortsatt att accepteras men många övergår till Peppol BIS.
• OASIS UBL 2.1 – Ett underliggande XML-schema som Peppol BIS bygger på.
• Finvoice – Accepteras för handel med Finland och andra nordiska länder.

Utöver själva formatet behövs också anslutning till godkända nätverk för överföring av fakturor. Peppol-nätverket är det primära nätverket som rekommenderas i Sverige och EU. För att skicka fakturor via Peppol behöver företaget ansluta sig till en godkänd Peppol-operatör som Apix.

Tekniska krav i praktiken innebär att:

1. Ditt faktureringssystem måste kunna exportera eller skapa fakturor i rätt XML-format
2. Systemet behöver kopplas till en Peppol-operatör som kan validera och förmedla fakturorna
3. Varje faktura måste innehålla korrekt formaterad data för alla obligatoriska fält
4. Fakturaöverföringen måste ske via säkra, godkända kanaler med spårbarhet

Hos Apix ser vi till att din e-fakturalösning följer alla dessa tekniska krav. Med stöd för alla ledande format och 200+ färdiga integrationer kan vi koppla ditt befintliga affärssystem till vårt robusta meddelandenav utan komplicerad IT-implementering. Vår infrastruktur övervakas dygnet runt och följer ISO-certifierade säkerhetsrutiner för att garantera tillförlitlig leverans av dina e-fakturor.

Hur kan ditt företag förbereda sig för övergången till e-fakturering?

För att förbereda ditt företag inför övergången till e-fakturering behövs en strukturerad plan för digital omställning. Börja med att kartlägga nuvarande faktureringsprocesser och identifiera vilka ändringar som krävs.

Praktiska steg för förberedelse:

1. Kartlägg nuläget – Inventera befintliga system, processer och volymer för fakturering
2. Utvärdera systemalternativ – Undersök om ditt nuvarande affärssystem kan hantera e-fakturering eller om det behöver kompletteras
3. Välj leverantör – Anlita en certifierad operatör som Apix som kan guida dig genom processen
4. Planera integrationen – Skapa en tidsplan för implementering
5. Utbilda personal – Säkerställ att alla berörda medarbetare förstår de nya processerna
6. Informera kunder och leverantörer – Kommunicera förändringen till dina affärspartners
7. Testa systemet – Genomför noggranna tester innan full implementering

För att underlätta integrationen bör du undersöka om ditt befintliga affärssystem redan har färdiga kopplingar till e-fakturatjänster. Apix har över 200 färdiga integrationer mot de vanligaste ekonomi- och affärssystemen på marknaden, vilket förenklar övergången avsevärt.

Interna rutiner som behöver anpassas inkluderar:

• Uppdatering av kundinformation med Peppol-ID eller organisationsnummer
• Nya rutiner för fakturahantering och verifiering
• Processer för hantering av fel och avvikelser
• Anpassade rutiner för kontroll och attestering

Vi på Apix hjälper dig genom hela processen med vår beprövade lösning som redan hanterar över 2 miljoner transaktioner varje månad. Genom att påbörja omställningen i god tid kan ditt företag undvika stress och samtidigt dra nytta av effektiviseringarna som e-fakturering medför.

Vilka fördelar medför digitaliseringen av fakturaprocesser?

Digitaliseringen av fakturaprocesser genom e-fakturering medför substantiella fördelar för verksamheter av alla storlekar. Den mest omedelbara fördelen är effektivitetsvinster genom automatisering av manuella processer som tidigare krävt omfattande handpåläggning.

Konkreta affärsmässiga och administrativa fördelar inkluderar:

• Snabbare betalningar och förbättrat kassaflöde – E-fakturor processas och betalas i genomsnitt 60% snabbare än pappersfakturor
• Minskade administrativa kostnader – Automatisering minskar behovet av manuell hantering, vilket kan reducera kostnaden per faktura med upp till 80%
• Färre fel och dispyter – Strukturerade e-fakturor innehåller validerad data som minimerar risken för felaktig information
• Säker lagefterlevnad – Automatisk anpassning till gällande regelverk och momskrav
• Bättre datakvalitet – Strukturerad data möjliggör mer exakt rapportering och analys
• Förbättrad spårbarhet – Full transparens i hela fakturakedjan med kvittenser och statusuppdateringar
• Minskad miljöpåverkan – Eliminering av papper, utskrifter och fysiska transporter

För ekonomiavdelningar innebär övergången till e-fakturering en möjlighet att frigöra tid från rutinartade uppgifter till mer värdeskapande aktiviteter som analys och strategiskt arbete. Inköpsavdelningar får bättre kontroll över leverantörsreskontra och avtalsefterlevnad.

Ur ett miljöperspektiv leder övergången till betydande minskningar av pappersförbrukning, bläck och energi kopplat till utskrifter samt transportrelaterade koldioxidutsläpp. Detta stärker företagets hållbarhetsprofil och bidrar till minskad miljöpåverkan.

Med Apix lösning för e-fakturering får ditt företag tillgång till alla dessa fördelar genom vår robusta plattform som hanterar över 2 miljoner transaktioner varje månad. Våra kunder rapporterar snabbare betalningar, förbättrat kassaflöde och minskade administrativa kostnader redan från start.

Sammanfattning: Fördelarna med e-fakturering för ditt företag

För att dra nytta av e-fakturering behöver du agera proaktivt och påbörja omställningen i god tid. E-fakturering representerar inte bara en teknologisk förändring utan också en möjlighet att modernisera och effektivisera din verksamhet.

Viktiga punkter att komma ihåg:

• E-fakturering är relevant för i princip alla företag i Sverige som utfärdar fakturor
• Pappersfakturor och PDF-fakturor via e-post ger inte samma fördelar som strukturerade e-fakturor
• E-fakturor skickas i strukturerade format som Peppol BIS Billing 3.0 via godkända nätverk
• Implementering kräver planering, systemanpassning och eventuellt nya integrationer
• Övergången bör genomföras i god tid för att maximera fördelarna

Genom att arbeta med en erfaren partner som Apix kan du säkerställa en smidig övergång till e-fakturering. Vår lösning stödjer alla ledande format och hjälper dig att dra nytta av fördelarna med digitaliserade fakturaprocesser.

De företag som ser e-fakturering som en möjlighet snarare än enbart en teknisk utmaning kommer att stärka sin konkurrenskraft. Digitaliseringen öppnar dörrar för ytterligare effektiviseringar inom hela ekonomiprocessen från order till betalning.

Kontakta oss på Apix idag för att påbörja din resa mot framtidssäkrad e-fakturering. Med över 100 000 nöjda kunder och 200+ färdiga integrationer kan vi snabbt och kostnadseffektivt hjälpa dig att modernisera din fakturaprocess och förbereda ditt företag för framtiden.

• E-fakturering