Home » Aktuellt » Vad menas med e-faktura? Vad menas med e-faktura? 4.6.2025 8 min läsning En e-faktura är ett digitalt faktureringsdokument som skickas och tas emot elektroniskt mellan affärssystem. Till skillnad från traditionella pappersfakturor eller PDF-fakturor som skickas via e-post, överförs e-fakturor i strukturerade dataformat som Peppol, Svefaktura eller Finvoice. Detta möjliggör automatisk inläsning, validering och hantering av fakturauppgifter utan manuell inmatning. E-fakturering reducerar hanteringskostnader, minimerar fel, förkortar betalningstider och bidrar till miljövänligare affärsprocesser. Vad menas med e-faktura? En e-faktura (elektronisk faktura) är ett digitalt dokument som innehåller samma information som en traditionell pappersfaktura, men i ett strukturerat elektroniskt format som möjliggör automatisk dataöverföring mellan olika affärssystem. Till skillnad från PDF-fakturor som måste hanteras manuellt, kan e-fakturor bearbetas automatiskt direkt i mottagarens ekonomisystem. E-fakturor överförs via standardiserade format som säkerställer att all nödvändig information tolkas korrekt av olika system. De vanligaste formaten i Norden och Europa är: Peppol (Pan-European Public Procurement Online) – en internationell standard som används i allt större utsträckning för B2B och offentlig sektor Svefaktura – det svenska nationella formatet som främst används inom offentlig sektor Finvoice – det finska formatet för elektronisk fakturering EDIFACT, XML, UBL och andra branschspecifika format Den elektroniska faktureringen skiljer sig fundamentalt från att skicka PDF-fakturor via e-post. Medan PDF-dokument i grunden bara är digitala bilder av pappersfakturor som kräver manuell hantering, innehåller e-fakturor strukturerad data som kan bearbetas automatiskt av mottagarens system utan mänsklig inblandning. Detta eliminerar behovet av manuell datainmatning och reducerar risken för fel betydligt. Genom vårt moderna e-faktureringssystem hos Apix säkerställer vi att företag kan skicka och ta emot elektroniska fakturor oavsett vilket system motparten använder, tack vare vårt robusta meddelandenav som hanterar över 2 miljoner transaktioner månadsvis. Hur fungerar e-fakturering i praktiken? E-fakturering fungerar genom att skapa en obruten digital kedja för fakturahantering från avsändare till mottagare. Processen börjar när en faktura skapas i avsändarens affärssystem och avslutas när den automatiskt bearbetas i mottagarens ekonomisystem – helt utan manuella steg eller pappershantering. Den praktiska processen för e-fakturering ser typiskt ut så här: Fakturaskapande: Fakturan skapas i leverantörens affärs- eller ekonomisystem precis som vanligt. Formatkonvertering: Systemet eller en e-fakturaleverantör (som Apix) konverterar fakturainformationen till ett standardiserat elektroniskt format (t.ex. Peppol BIS Billing 3.0). Validering: Fakturans innehåll och format valideras mot gällande standarder för att säkerställa att all nödvändig information finns med och är korrekt formaterad. Överföring: Den elektroniska fakturan skickas via ett säkert meddelandenav (som Apix infrastruktur) till mottagaren. Mottagning och integration: Mottagarens system tar emot fakturan och läser automatiskt in data i ekonomisystemet. Verifiering och godkännande: Fakturan går genom mottagarens godkännandeprocess, ofta med automatiska kontroller. Betalning: Efter godkännande kan betalning initieras automatiskt enligt överenskomna villkor. För att detta ska fungera smidigt krävs att båda parter är anslutna till samma nätverk eller har system som kan kommunicera via standardiserade protokoll. Detta är där Apix kommer in som mellanhand – vi agerar som en operatör som kopplar samman olika företags system och säkerställer att fakturorna når fram oavsett vilket system mottagaren använder. Genom Apix meddelandenav, som hanterar över 2 miljoner transaktioner varje månad, kan vi garantera att e-fakturor levereras säkert och effektivt mellan olika system. Vår lösning integreras enkelt med över 200 olika affärssystem, vilket gör att företag kan börja med elektronisk fakturering utan komplicerade IT-projekt eller stora investeringar. Den tekniska infrastrukturen för e-fakturering bygger på internationella standarder och protokoll som säkerställer att data kan överföras säkert mellan olika system. Genom nätverk som Peppol kan företag nå varandra oavsett vilken e-fakturaoperatör de använder, vilket skapar ett omfattande ekosystem för elektronisk fakturering som ständigt växer. Vilka fördelar ger e-faktura för företag? Implementering av e-fakturor ger flera konkreta och mätbara fördelar för företag i alla storlekar. Den elektroniska faktureringen effektiviserar hela processen från fakturering till betalning och skapar värde genom både kostnadsbesparingar och förbättrade arbetsflöden. De främsta fördelarna med e-fakturering inkluderar: Snabbare betalningar och förbättrat kassaflöde: E-fakturor behandlas och betalas betydligt snabbare än pappersfakturor eftersom de eliminerar posthantering, manuell inmatning och fysiska godkännandeprocesser. Studier visar att betalningstiden kan minska med upp till 60% jämfört med traditionell fakturering. Minskade administrativa kostnader: Genom att automatisera fakturahanteringen reduceras behovet av manuellt arbete dramatiskt. Kostnaden för att hantera en e-faktura är ofta 60-80% lägre än för en pappersfaktura när man räknar in arbetstid, material, porto och lagring. Färre fel i fakturahanteringen: Automatiserad dataöverföring eliminerar mänskliga inmatningsfel som är vanliga vid manuell hantering. Detta minskar behovet av korrigeringar, kreditfakturor och relaterade administrativa problem. Miljöfördelar: Pappersfri fakturering bidrar till minskad miljöpåverkan genom reducerad pappersförbrukning, färre transporter och minskad energiåtgång för utskrifter, vilket stödjer företags hållbarhetsmål. Ökad datakvalitet och spårbarhet: E-fakturor ger bättre insyn i faktureringsprocessen och möjliggör enklare spårning, analys och arkivering av fakturauppgifter. För många av Apix kunder har övergången till e-fakturering resulterat i konkreta besparingar. Ett medelstort företag som skickar 1000 fakturor per månad kan spara betydande belopp årligen bara på minskade direkta kostnader som papper, kuvert, porto och arbetstid. Den förbättrade effektiviteten med digital fakturering frigör också personalresurser från rutinmässig dataregistrering till mer värdeskapande arbetsuppgifter, vilket ytterligare ökar avkastningen på investeringen. För ekonomiavdelningar innebär detta möjlighet att fokusera mer på strategisk ekonomistyrning och analys istället för administrativ fakturahantering. Hur implementerar man e-fakturering i sitt företag? Att implementera e-fakturering i ditt företag är en strukturerad process som kan delas upp i flera tydliga steg. Med rätt planering och en pålitlig partner kan övergången till elektronisk fakturering ske smidigt och med minimala störningar i verksamheten. Här är en praktisk vägledning för att komma igång med e-fakturering: Kartlägg nuvarande fakturaprocess Analysera hur många fakturor ni skickar och tar emot per månad Identifiera vilka typer av fakturor som hanteras (kundspecifika format, branschstandarder) Utvärdera nuvarande kostnader för fakturahantering Välj lämplig e-fakturalösning Undersök lösningar som passar företagets storlek och behov Säkerställ att lösningen stödjer relevanta format (Peppol, Svefaktura, etc.) Kontrollera integrationsmöjligheter med ert befintliga affärssystem Integrera med befintliga system Utvärdera om er nuvarande systemleverantör erbjuder e-fakturalösningar Undersök Apix 200+ färdiga integrationer för en snabb implementation Planera för eventuella systemanpassningar som kan behövas Förbereda organisationen Utbilda personal i nya rutiner och processer Informera kunder och leverantörer om övergången till e-fakturering Skapa nya rutiner för fakturahanteringen Anslut till e-fakturanätverk Registrera företaget i relevanta e-fakturanätverk som Peppol Säkerställ att ni kan nå era viktigaste affärspartners elektroniskt Verifiera att kommunikationen fungerar genom testfakturor Implementera stegvis Börja med ett pilotprojekt med några utvalda kunder eller leverantörer Utvärdera och justera processen innan fullskalig implementering Genomför övergången stegvis för att minimera risker Med Apix som partner blir implementeringsprocessen betydligt enklare. Vår erfarenhet från över 100 000 anslutna företag ger oss en unik position att guida er genom hela resan till e-fakturering. Vår tekniska infrastruktur, som hanterar över 2 miljoner transaktioner månadsvis, säkerställer en stabil och pålitlig hantering av era elektroniska fakturor. Vi erbjuder också professionell projektledning som kan hjälpa er att kartlägga befintliga processer, identifiera förbättringsmöjligheter och planera övergången till e-fakturering på ett strukturerat sätt. Våra specialister guidar er genom hela processen från förberedelse till full drift, och säkerställer att implementeringen sker enligt tidplan och budget. För många företag är nyckeln till framgång att börja i mindre skala och sedan expandera. Börja med att identifiera de kunder eller leverantörer som redan är redo för e-fakturering och etablera elektroniska kopplingar med dem först. Därefter kan ni successivt utöka antalet elektroniska fakturor i takt med att fler affärspartners ansluter sig till systemet. Sammanfattning: Framtiden för elektronisk fakturering Elektronisk fakturering står i centrum för den pågående digitala transformationen av företagens ekonomiprocesser. Övergången till digital fakturahantering blir allt viktigare för moderna verksamheter som vill effektivisera sina processer. De tydliga fördelarna med e-fakturering – snabbare betalningar, minskade kostnader, färre fel och miljövänligare processer – gör att allt fler företag väljer att digitalisera sin fakturahantering. Företag som tidigt implementerar e-fakturering får ett försprång genom att i lugn och ro kunna optimera sina processer. Framtida trender inom elektronisk fakturering inkluderar: Ökad automatisering genom AI och maskininlärning som kan förbättra matchning, validering och bokföring av fakturor Integration med andra finansiella processer som betalningslösningar, avtalshantering och leverantörshantering för att skapa sammanhängande digitala arbetsflöden Realtidsanalys och insikter baserade på fakturaflöden som ger företag bättre beslutsunderlag och kontroll över finansiella processer Globala standarder som förenklar internationell handel genom harmoniserade fakturaformat och leveransmetoder För att förbereda sig för framtiden inom elektronisk fakturering rekommenderar vi att företag: Utvärderar nuvarande fakturaprocesser och identifierar förbättringsmöjligheter Väljer en framtidssäkrad e-fakturalösning med stöd för relevanta standarder och format Investerar i personalens kunskap om digitala processer Utvecklar en strategi för att gradvis öka andelen elektroniska fakturor Som ledande nordisk fintech-partner hjälper Apix över 100 000 företag med säker och smidig e-fakturering. Vår robusta plattform, med stöd för alla ledande format och mer än 200 färdiga systemintegrationer, säkerställer att företag kan möta framtida krav med tillförsikt. Vår ISO-certifierade säkerhetsinfrastruktur, som övervakas dygnet runt, garanterar pålitlig leverans av miljontals transaktioner varje månad. Genom att välja Apix som partner för er digitala transformation får ni inte bara en teknisk lösning utan även expertkunskap och support genom hela resan mot fullständig digital fakturahantering. Kontakta oss idag för att diskutera hur vi kan hjälpa ert företag att effektivisera fakturaprocessen och förbereda er för framtidens digitala fakturahantering. E-fakturering Apix Apix Messaging är en e-fakturaoperatör som har specialiserat sig på digital förmedling av affärsdokument mellan företag. Apix har ända sedan starten varit fokuserade på att samarbete med affärssystem som vill ge sina kunder en modern lösning för att skicka och ta emot fakturor direkt i systemet. I Sverige är Apix en aktiv medlem i NEA, Nätverket för Elektroniska Affärer.