Home » Aktuellt » Vad måste en faktura innehålla? Vad måste en faktura innehålla? 14.5.2025 9 min läsning En korrekt faktura måste innehålla specifika uppgifter enligt svensk lagstiftning för att vara juridiskt giltig. De grundläggande elementen inkluderar fakturadatum, unikt fakturanummer, fullständiga uppgifter om både säljare och köpare, momsregistreringsnummer, detaljerad beskrivning av varor eller tjänster, pris exklusive moms, tillämpad momssats, samt totalt belopp att betala. Detta är avgörande för att uppfylla kraven i bokföringslagen och mervärdesskattelagen, samt för att säkerställa snabb betalningshantering och korrekt bokföring hos både avsändare och mottagare. Vad är lagkraven för en korrekt faktura? Lagkraven för en korrekt faktura i Sverige styrs främst av bokföringslagen och mervärdesskattelagen (ML). Dessa lagar fastställer vilka uppgifter som måste finnas på en faktura för att den ska vara juridiskt giltig och godkännas vid revision. I 11 kap. 8 § mervärdesskattelagen finns en detaljerad lista på de obligatoriska uppgifter som måste finnas på en standardfaktura. Dessa krav är inte bara viktiga för skattemyndigheten utan även avgörande för affärstransaktioner mellan företag. En korrekt utformad faktura är ett juridiskt dokument som fungerar som underlag för både bokföring och momsredovisning. För momspliktig verksamhet är kraven särskilt strikta eftersom fakturan fungerar som underlag för avdrag för ingående moms. Om en faktura saknar obligatoriska uppgifter kan Skatteverket neka momsavdrag för köparen, vilket kan leda till ekonomiska konsekvenser. Sedan 2019 har reglerna för fakturering förtydligats och i vissa fall förenklats genom ändringar i mervärdesskattelagen, men grundkraven kvarstår. Vilka uppgifter måste finnas på en faktura? En korrekt faktura måste innehålla flera specifika uppgifter för att uppfylla lagens krav. Här är de obligatoriska elementen som måste finnas med på varje standardfaktura: Datum för fakturans utfärdande (fakturadatum) Ett unikt fakturanummer i löpande följd Säljarens fullständiga namn och adress Köparens fullständiga namn och adress Säljarens momsregistreringsnummer Köparens momsregistreringsnummer (vid omvänd skattskyldighet eller EU-handel) Detaljerad beskrivning av de varor eller tjänster som tillhandahållits Kvantitet och art av levererade varor eller tjänster Datum för leverans eller tillhandahållande (om detta skiljer sig från fakturadatum) Pris per enhet exklusive moms Eventuella rabatter eller avdrag som inte ingår i priset Tillämpad momssats i procent Momsbelopp som ska betalas Totalt belopp att betala Vid befrielse från moms eller omvänd skattskyldighet: hänvisning till relevant bestämmelse För fakturabetalningar är det också praktiskt att inkludera betalningsinformation som bankgironummer, plusgironummer eller IBAN/SWIFT för internationella betalningar, samt betalningsvillkor och förfallodatum. Med en e-fakturalösning som Apix kan du säkerställa att alla dessa uppgifter automatiskt inkluderas i korrekt format, vilket minimerar risken för fel och säkerställer att fakturorna uppfyller alla lagkrav. Vår lösning hanterar över 2 miljoner transaktioner per månad och kan enkelt integrera med ditt befintliga affärssystem genom våra 200+ färdiga integrationer. Vad är skillnaden mellan förenklad faktura och standardfaktura? En förenklad faktura innehåller färre obligatoriska uppgifter än en standardfaktura och kan användas i specifika situationer. Huvudskillnaden ligger i informationsmängden och i vilka sammanhang de olika fakturatyperna får användas. Förenklade fakturor kan användas när: Fakturabeloppet är lågt (högst 4 000 kronor inklusive moms) Handelsbruket inom den aktuella branschen medger det Det rör sig om försäljning i detaljhandel eller liknande Det är opraktiskt eller omöjligt att utfärda en fullständig faktura En förenklad faktura måste fortfarande innehålla: Datum för utfärdande Identifiering av säljaren Identifiering av vilken typ av varor eller tjänster som tillhandahållits Momsbelopp eller information för att beräkna detta Totalt belopp att betala Standardfakturor måste däremot innehålla alla de uppgifter som redovisades i föregående avsnitt. Dessa används för de flesta företagstransaktioner, särskilt när det gäller större belopp eller B2B-handel. Det är viktigt att notera att förenklade fakturor inte kan användas vid gränsöverskridande handel, vid omvänd skattskyldighet eller när köparen ska redovisa momsen på förvärvet. I dessa fall måste alltid en standardfaktura utfärdas. Med Apix e-fakturalösning kan du enkelt hantera både standardfakturor och förenklade fakturor enligt gällande regelverk. Systemet anpassar automatiskt innehållet baserat på typen av transaktion, vilket säkerställer att du alltid följer aktuella lagkrav. Hur hanterar man momsen korrekt på fakturor? Korrekt momshantering på fakturor är avgörande för både säljare och köpare. En faktura måste tydligt visa vilken momssats som tillämpas, momsbeloppet och grunden för beräkningen. I Sverige finns tre olika momssatser: 25% – standardmomssats som gäller för de flesta varor och tjänster 12% – reducerad momssats för livsmedel, hotell- och restaurangtjänster m.m. 6% – reducerad momssats för böcker, tidningar, kollektivtrafik, kultur m.m. På fakturan ska momsen redovisas enligt följande principer: Varje tillämplig momssats måste anges separat Beskattningsunderlaget (pris exklusive moms) för varje momssats ska framgå Momsbeloppet ska anges för varje tillämplig momssats Vid momsfri försäljning ska detta tydligt anges med hänvisning till relevant bestämmelse i mervärdesskattelagen eller EU-direktivet Vid omvänd skattskyldighet, där köparen är skyldig att redovisa momsen, ska fakturan innehålla texten ”omvänd skattskyldighet” och hänvisning till relevant bestämmelse. I dessa fall anges inget momsbelopp på fakturan. Typ av transaktion Momsinformation på fakturan Standardförsäljning Momssats (%), momsbelopp, totalt belopp inkl. moms Försäljning med olika momssatser Separata rader för varje momssats med tillhörande belopp Momsfri försäljning Hänvisning till relevant lagrum för undantag Omvänd skattskyldighet Texten ”omvänd skattskyldighet” + lagrum, inget momsbelopp EU-handel Både säljarens och köparens momsregistreringsnummer Med en modern e-fakturalösning som Apix förenklas momshanteringen avsevärt. Vårt system kan automatiskt applicera rätt momssats baserat på produktkategorier och transaktionstyp, vilket minskar risken för fel och säkerställer korrekt momsredovisning. Detta är särskilt värdefullt vid internationell handel där momsreglerna kan vara komplexa. Vilka vanliga misstag bör undvikas på fakturor? Felaktiga eller ofullständiga fakturor kan leda till försenade betalningar, administrativa problem och i värsta fall nekade momsavdrag vid revision. Här är de vanligaste misstagen som bör undvikas: Det mest förekommande felet är ofullständiga kontaktuppgifter. Både säljarens och köparens fullständiga namn, adress och momsregistreringsnummer måste finnas med. Många missar att inkludera organisationsnummer eller har felaktiga momsregistreringsnummer, vilket kan leda till problem vid bokföring och momsredovisning. Andra vanliga fel inkluderar: Saknat eller felaktigt fakturanummer (numret måste vara unikt och i löpande följd) Otydlig beskrivning av varor eller tjänster (vad fakturan faktiskt avser) Felaktig eller utelämnad momssats och momsbelopp Saknad hänvisning till relevant lagrum vid momsfria transaktioner Felaktigt fakturadatum eller leveransdatum Saknad information om betalningsvillkor och förfallodatum Felaktig summering av belopp (matematiska fel) Ett särskilt problematiskt misstag är otydlig hantering vid omvänd skattskyldighet eller EU-handel, där specifika regler gäller. I dessa fall måste fakturan innehålla särskilda markeringar och köparens momsregistreringsnummer. Ett annat vanligt problem är att skicka fakturor i format som inte uppfyller kraven för e-fakturor. PDF-fakturor via e-post kan i vissa sammanhang vara otillräckliga för att möta alla krav. Genom att använda ett system för e-fakturering som Apix elimineras de flesta av dessa misstag automatiskt. Vårt system validerar fakturainnehållet mot gällande lagkrav och säkerställer att alla obligatoriska uppgifter finns med i korrekt format innan fakturan skickas. Med över 100 000 anslutna företag har vi omfattande erfarenhet av att säkerställa korrekta fakturor som följer alla regler. Vad gäller för e-fakturor jämfört med pappersfakturor? E-fakturor och pappersfakturor måste innehålla samma grundläggande information enligt bokföringslagen och mervärdesskattelagen, men det finns viktiga skillnader i format och hantering. En e-faktura är mer än bara en PDF skickad via e-post. En riktig e-faktura är ett strukturerat elektroniskt format (som XML eller liknande) som möjliggör automatisk inläsning och behandling i mottagarens system. Detta skiljer sig från en pappersfaktura eller PDF som kräver manuell hantering eller scanning. De viktigaste formaten för e-fakturor inkluderar: Peppol BIS Billing 3.0 – det europeiska standardformatet Svefaktura – det svenska standardformatet Finvoice – vanligt i finsk-svensk handel För e-fakturor gäller särskilda krav på äkthet, integritet och läsbarhet. Enligt momslagstiftningen måste det säkerställas att: Fakturans ursprung kan garanteras (äkthet) Innehållet inte har ändrats (integritet) Fakturan förblir läsbar under hela arkiveringsperioden Detta kan uppnås genom olika tekniska metoder som elektroniska signaturer, EDI-system eller genom affärskontroller som skapar en tillförlitlig verifieringskedja mellan faktura och leverans. Fördelarna med e-fakturor jämfört med pappersfakturor är betydande: Minskade administrativa kostnader (upp till 60-80% enligt studier) Snabbare betalningsprocess och förbättrat kassaflöde Färre fel och minskad risk för förseningar Enklare bokförings- och revisionsprocesser Miljövänlig fakturering utan papper och utskrifter Automatisk validering mot lagkrav Med Apix e-fakturalösning kan ditt företag enkelt övergå till elektronisk fakturahantering. Vår robusta tjänst stödjer alla ledande format som Peppol, Svefaktura och Finvoice och hanterar över 2 miljoner transaktioner varje månad med dygnet-runt-övervakning enligt ISO-certifierade säkerhetsrutiner. Sammanfattning: Så säkerställer du korrekta fakturor För att säkerställa att dina fakturor uppfyller alla lagkrav och processas effektivt bör du följa dessa viktiga riktlinjer: Inkludera alla obligatoriska uppgifter enligt mervärdesskattelagen: fakturadatum, unikt fakturanummer, fullständiga kontaktuppgifter för både säljare och köpare, momsregistreringsnummer, detaljerad beskrivning av varor/tjänster, priser, momssatser och totalbelopp. Var extra noggrann med momshanteringen – kontrollera att rätt momssats appliceras och att momsbeloppen beräknas korrekt. Vid specialfall som omvänd skattskyldighet, inkludera korrekta hänvisningar till relevant lagstiftning. Använd rätt fakturatyp för situationen – standardfaktura för de flesta affärstransaktioner och förenklad faktura endast för mindre belopp under 4 000 kr när regelverket tillåter det. Implementera system för elektronisk fakturahantering för att effektivisera processen. Investera i automatiserade lösningar som minimerar risken för mänskliga fel och säkerställer att fakturorna alltid följer aktuella lagkrav. Genom att digitalisera fakturaprocessen med en komplett e-fakturalösning som Apix får du betydande fördelar: snabbare betalningar, förbättrat kassaflöde, minskade administrativa kostnader och färre fel jämfört med traditionella pappers- eller PDF-fakturor. Våra färdiga integrationer gör det enkelt att ansluta ditt befintliga affärssystem utan komplicerad IT-implementering. Detta säkerställer att din fakturaprocess blir effektiv och smidig. Korrekt fakturahantering är inte bara en fråga om lagefterlevnad – det är ett strategiskt verktyg för att effektivisera verksamheten, förbättra kundrelationer och säkerställa smidig ekonomisk administration. Genom att förstå och implementera rätt fakturainnehåll från början minimerar du risken för försenade betalningar och problem vid revision. Vill du veta mer om hur du kan säkerställa korrekt fakturainnehåll och effektivisera din fakturaprocess? Kontakta oss på Apix för en kostnadsfri konsultation och upptäck hur våra lösningar kan effektivisera din fakturaprocess. Fakturering Apix Apix Messaging är en e-fakturaoperatör som har specialiserat sig på digital förmedling av affärsdokument mellan företag. Apix har ända sedan starten varit fokuserade på att samarbete med affärssystem som vill ge sina kunder en modern lösning för att skicka och ta emot fakturor direkt i systemet. I Sverige är Apix en aktiv medlem i NEA, Nätverket för Elektroniska Affärer.