Home » Aktuellt » Vad är skillnaden mellan en e-faktura och en vanlig faktura? Vad är skillnaden mellan en e-faktura och en vanlig faktura? 9.6.2025 10 min läsning En e-faktura skiljer sig från en vanlig pappersfaktura genom att vara ett helt digitalt dokument i ett strukturerat format som skickas direkt mellan affärssystem. Till skillnad från pappersbaserade fakturor eller PDF-fakturor som skickas via e-post, är e-fakturor maskinläsbara och kan automatiskt tolkas och bearbetas av mottagarens system. Detta eliminerar manuell hantering, minskar kostnaderna och snabbar upp faktureringsprocessen avsevärt. Vad menas med en e-faktura? En e-faktura, eller elektronisk faktura, är ett digitalt dokument i strukturerat format som skickas direkt mellan olika affärssystem utan manuell hantering. Till skillnad från en vanlig PDF som skickas via e-post är en e-faktura maskinläsbar med standardiserad data som automatiskt kan tolkas av mottagarens system. Det som gör e-fakturor unika är deras strukturerade dataformat som följer specifika standarder som Peppol, Svefaktura eller Finvoice. Dessa format säkerställer att all fakturainformation – från leverantörsuppgifter och belopp till artikelnummer och referenskoder – är organiserad på ett sätt som datorsystem direkt kan läsa och bearbeta. E-fakturor ska inte förväxlas med andra digitala faktureringsmetoder. En PDF-faktura som skickas via e-post är fortfarande en digital representation av en pappersfaktura och kräver ofta manuell hantering. Den saknar den strukturerade datan som gör att en äkta e-faktura kan automatiskt importeras och bearbetas i ekonomisystem. När ett företag skickar en e-faktura överförs data via säkra, standardiserade kommunikationsprotokoll direkt till mottagarens ekonomisystem – helt utan utskrifter, inskanningar eller manuell inmatning. Denna direkta kommunikation mellan system är kärnan i vad som definierar en äkta e-faktura. Vad är skillnaden mellan en e-faktura och en vanlig faktura? Den grundläggande skillnaden mellan en e-faktura och en vanlig faktura ligger i formatet och hanteringsprocessen. Medan en vanlig pappersfaktura är ett fysiskt dokument som kräver manuell hantering, är en e-faktura ett helt digitalt, strukturerat dataformat som system kan bearbeta automatiskt. När det gäller format är traditionella fakturor antingen fysiska papper eller ostrukturerade digitala dokument (som PDF:er), medan e-fakturor består av strukturerad data i format som XML eller UBL. Denna formatskillnad påverkar hela hanteringsprocessen – från skapande till arkivering: Aspekt Vanlig pappersfaktura E-faktura Format Papper eller ostrukturerad PDF Strukturerad digital data (XML, UBL) Hantering Manuell inmatning, skanning, tolkning Automatisk bearbetning i affärssystem Kostnad 40-70 kr per faktura (papper, porto, arbetstid) 5-15 kr per faktura Tidsåtgång Flera dagar från skapande till betalning Minuter till timmar från skapande till betalning Felprocent 15-20% (manuella fel) Under 1% (systemvaliderade data) Miljöpåverkan Hög (papper, utskrifter, transporter) Minimal (helt digital process) Den manuella hanteringen av pappersfakturor innebär flera riskmoment – från fakturor som försvinner i posthantering till mänskliga inmatningsfel. Det krävs ofta att någon öppnar kuvert, sorterar, tolkar och manuellt registrerar informationen i ett ekonomisystem. E-fakturor eliminerar dessa steg genom att data överförs direkt mellan system. Fakturan valideras automatiskt, konteras enligt förinställda regler och kan till och med godkännas automatiskt om den matchar en beställning. Denna automatiserade process minskar drastiskt hanteringstiden från dagar till minuter. Kostnadsmässigt är skillnaden betydande. Enligt branschberäkningar kostar hanteringen av en typisk pappersfaktura mellan 40-70 kronor när alla moment inkluderas, medan en e-faktura oftast kan hanteras för 5-15 kronor – en besparing på upp till 85%. Miljöaspekten är också värd att notera. Traditionell fakturering förbrukar papper, kräver transporter och genererar avfall, medan e-fakturering är en nästan helt klimatneutral process som bidrar till företags hållbarhetsarbete. Vilka fördelar ger e-fakturering jämfört med traditionell fakturering? E-fakturering erbjuder flera avgörande fördelar jämfört med traditionell fakturering. De främsta fördelarna inkluderar kostnadsbesparingar, tidseffektivitet, färre fel och förbättrat kassaflöde – fördelar som direkt påverkar ett företags lönsamhet och konkurrenskraft. En av de mest påtagliga fördelarna är den dramatiska kostnadsminskningen. Genom att eliminera papper, utskrifter, porto och manuell hantering kan företag spara 50-80% av sina faktureringskostnader. För ett medelstort företag som hanterar 10 000 fakturor årligen kan detta innebära besparingar på flera hundra tusen kronor. Tidseffektiviteten är en annan väsentlig fördel. Faktureringsprocessen accelereras avsevärt när: Fakturaöverföringen sker på sekunder istället för dagar Manuell inmatning elimineras helt Fakturor automatiskt matchas mot beställningar och leveransbesked Attestflöden digitaliseras och sker med ett par klick Denna automatisering frigör värdefull tid för ekonomipersonal som istället kan fokusera på mer strategiskt viktiga uppgifter. För många företag innebär detta att de kan hantera tillväxt utan att behöva anställa mer administrativ personal. Felfrekvensen minskar drastiskt med e-fakturering. När en faktura skickas elektroniskt valideras den av systemet direkt vid källan, vilket förhindrar att felaktiga data någonsin kommer in i processen. Detta eliminerar vanliga problem som: Felinmatade belopp eller referensnummer Missade fakturor som försvinner i posthantering Dubbelbetalningar av samma faktura Felaktiga leverantörsuppgifter Förbättrat kassaflöde är ytterligare en betydande fördel. E-fakturor betalas i genomsnitt 40% snabbare än pappersfakturor eftersom de: Anländer direkt till mottagarens system utan postfördröjning Kan processas omedelbart utan väntetid för skanning eller registrering Innehåller all information som krävs för effektiv hantering Ofta hamnar i prioriterade betalningsflöden hos mottagaren För många företag har övergången till e-fakturering också inneburit möjligheter att effektivisera hela sin ekonomiprocess genom bättre integration mellan order, leverans och fakturering. Detta skapar en sömlös kedja där information flödar automatiskt mellan olika affärsprocesser. Miljöfördelarna ska inte underskattas. Ett medelstort företag kan spara flera ton papper årligen genom att gå över till e-fakturering. De minskade transporterna innebär också reducerade koldioxidutsläpp, vilket blir en allt viktigare del i företags hållbarhetsredovisning. Hur fungerar processen för e-fakturering? Processen för e-fakturering bygger på standardiserad digital kommunikation mellan olika affärssystem. Till skillnad från traditionell fakturering, där dokument skickas fysiskt eller som ostrukturerade filer, handlar e-fakturering om överföring av strukturerad data mellan system. När ett företag skapar en e-faktura börjar processen i deras affärssystem eller ekonomisystem. Informationen som matas in (t.ex. kunduppgifter, artiklar, priser) formateras automatiskt enligt en teknisk standard som Peppol BIS Billing, Svefaktura eller Finvoice. Dessa standarder definierar exakt hur data ska struktureras för att vara maskinläsbar. Efter att fakturan skapats skickas den via en e-faktureringsoperatör som fungerar som en mellanhand i överföringen. Operatören, som exempelvis Apix, ansvarar för att: Validera fakturans format och innehåll mot aktuella standarder Säkerställa att fakturan följer lagkrav och branschregler Omvandla fakturan till mottagarens önskade format om det behövs Leverera fakturan till mottagarens system via säkra kommunikationskanaler Tillhandahålla kvittenser och spårbarhet i hela processen Kommunikationen mellan system sker via etablerade nätverk som Peppol-nätverket, som fungerar som en digital motorväg för affärsdokument. Detta nätverk gör det möjligt för företag att kommunicera oavsett vilka affärssystem de använder, så länge systemen stöder de gemensamma standarderna. När mottagaren får e-fakturan händer något väsentligt annorlunda jämfört med traditionell fakturering – fakturans data importeras automatiskt direkt i mottagarens ekonomisystem. Detta leder till flera automatiserade steg: Fakturan matchas mot beställningar och leveransbesked Konteringar skapas enligt förinställda regler Fakturauppgifter valideras mot leverantörsregister Attestflöden initieras baserat på belopp och kostnadsställe Betalningsfiler förbereds för kommande förfallodatum De tekniska format som används för e-fakturor inkluderar: Peppol BIS Billing: En internationell standard som används i över 30 länder och som blir allt viktigare i Europa Svefaktura: Ett svenskt format som är vanligt bland myndigheter och stora organisationer Finvoice: Ett finskt format som används av många nordiska företag UBL (Universal Business Language): En international XML-baserad standard Dessa format gör det möjligt för system att automatiskt tolka kritisk information som fakturanummer, belopp, artiklar, skatteberäkningar och betalningsinformation. Med över 2 miljoner transaktioner varje månad har Apix byggt ett robust meddelandenav som säkert levererar e-fakturor mellan företag oavsett vilka system de använder. Hur implementerar man e-fakturering i ett företag? Implementering av e-fakturering följer en strukturerad process som kan anpassas utifrån företagets storlek och behov. Att gå från traditionell fakturering till e-fakturering innebär en omställning som bör planeras noggrant, men som inte behöver vara komplicerad med rätt partner. En framgångsrik implementering börjar med en grundlig nulägesanalys. Företaget behöver kartlägga sin befintliga fakturaprocess, volymer och system för att identifiera vilka förändringar som krävs. Viktiga frågor att besvara är: Vilket affärssystem eller ekonomisystem används idag? Hur många fakturor skickas och tas emot månatligen? Vilka är de vanligaste kunderna och leverantörerna? Finns befintliga elektroniska processer som kan byggas vidare på? Nästa steg är att välja en lämplig e-fakturalösning som passar företagets behov. Detta innefattar att: Utvärdera olika e-fakturatjänster och operatörer på marknaden Säkerställa att lösningen stöder relevanta standarder (Peppol, Svefaktura, etc.) Kontrollera integrationsförmåga med befintliga system Bedöma skalbarhet och framtidssäkerhet i lösningen Utvärdera kostnader i relation till förväntade besparingar Integration med befintliga system är ofta den mest kritiska delen av implementeringen. Med Apix blir detta enklare tack vare över 200 färdiga integrationer med ledande affärssystem. Integrationsprocessen innebär vanligtvis: Konfiguration av anslutningar mellan företagets system och e-fakturatjänsten Mappning av datafält så att informationen överförs korrekt Testning av överföringar i en kontrollerad miljö Validering att fakturor skapas och mottas korrekt Utbildning av personal är en kritisk framgångsfaktor som inte bör underskattas. Det är viktigt att säkerställa att alla berörda medarbetare: Förstår hur den nya processen fungerar Kan hantera systemet korrekt Vet hur vanliga situationer och undantag hanteras Ser fördelarna med förändringen Efter den tekniska implementeringen följer en övergångsperiod där företaget gradvis fasar ut traditionell fakturering. Detta kan ske stegvis genom att: Börja med ett urval av kunder eller leverantörer som är positivt inställda till e-fakturering Gradvis utöka med fler motparter baserat på volym och strategisk betydelse Kommunicera tydligt med affärspartners om övergången och dess fördelar Eventuellt erbjuda incitament för snabb övergång, som snabbare betalning eller rabatter Uppföljning och optimering är avgörande för långsiktig framgång. Efter implementeringen bör företaget regelbundet utvärdera processen och söka förbättringsmöjligheter. Med hjälp av data från systemet kan man analysera fakturaflöden, identifiera flaskhalsar och ytterligare effektivisera processen. Genom Apix kompletta e-faktureringslösning kan företag med över 100 000 kunder redan idag skicka e-fakturor säkert och effektivt. Med stöd för alla ledande format och en robust infrastruktur som övervakas dygnet runt blir övergången både smidig och framtidssäkrad. Sammanfattning: Framtiden för fakturering är digital Den digitala transformationen av faktureringsprocessen representerar en avgörande förändring i hur företag hanterar sina affärstransaktioner. Skillnaderna mellan e-fakturor och traditionella pappersfakturor är så omfattande att det inte längre handlar om en gradvis förbättring – det är en fullständig omvandling av en kärnprocess. De mest uppenbara skillnaderna mellan e-fakturor och vanliga fakturor kan sammanfattas i: Automatisering – e-fakturor eliminerar manuella moment helt och hållet Precision – strukturerad data minskar fel och diskrepanser Effektivitet – direktöverföring mellan system sparar tid och resurser Kostnadsreduktion – minskade administrativa kostnader ger betydande besparingar Hållbarhet – papperslös process minskar miljöpåverkan Företag som väntar med att modernisera sin fakturaprocess går också miste om de omedelbara fördelarna: snabbare betalningar, förbättrat kassaflöde och minskade administrativa kostnader. Med över 100 000 företag som redan använder Apix plattform för sin e-fakturering finns det tydliga bevis för att tekniken är mogen och fördelarna konkreta. Framtidens fakturahantering kommer att vara en integrerad del av ett smartare, mer sammankopplat affärsekosystem där information flödar sömlöst mellan olika processer. E-fakturor blir en katalysator för ytterligare automation inom ekonomifunktionen, med möjligheter till: Prediktiv analys av kassaflöden baserat på fakturadata Automatiserad matchning mellan order, leverans och faktura Integration med leverantörskedjor för optimerad logistik Realtidsrapportering av ekonomiska nyckeltal För företag som vill vara konkurrenskraftiga i en allt mer digital affärsmiljö är e-fakturering inte längre ett val – det är en nödvändighet. Genom att investera i rätt lösningar nu, som Apix kompletta e-faktureringssystem med stöd för alla ledande format, kan företag skapa en solid grund för fortsatt digital utveckling. Ta steget in i framtiden för fakturahantering genom att utforska möjligheterna med e-fakturering idag. Med rätt partner blir övergången från traditionell fakturering till e-fakturering både smidig och värdeskapande. Kontakta oss för att diskutera hur vi kan hjälpa ditt företag att modernisera sin fakturaprocess och dra full nytta av fördelarna med e-fakturering. E-fakturering Apix Apix Messaging är en e-fakturaoperatör som har specialiserat sig på digital förmedling av affärsdokument mellan företag. Apix har ända sedan starten varit fokuserade på att samarbete med affärssystem som vill ge sina kunder en modern lösning för att skicka och ta emot fakturor direkt i systemet. I Sverige är Apix en aktiv medlem i NEA, Nätverket för Elektroniska Affärer.