Vad är en faktura? En komplett guide

En faktura är ett formellt affärsdokument som utfärdas av en säljare till en köpare, vilket specificerar produkter eller tjänster, deras kvantitet, pris och betalningsvillkor. Den fungerar som ett juridiskt bevis på en affärstransaktion och utgör grunden för både säljarens bokföring av intäkter och köparens redovisning av utgifter. I det moderna affärslivet har traditionella pappersfakturor alltmer ersatts av elektroniska fakturor (e-fakturor), vilket effektiviserar fakturahanteringsprocessen, minskar kostnader och bidrar till hållbarhet.

Vad är en faktura och varför är den viktig?

En faktura är ett formellt dokument som bekräftar en affärstransaktion mellan två parter. Den specificerar vad som har sålts, till vilket pris och när betalning förväntas ske. Fakturan fungerar som ett juridiskt bindande dokument och spelar en avgörande roll i affärsrelationer.

För säljaren är fakturan ett krav för att kunna bokföra intäkter korrekt. Den gör det möjligt att spåra utestående betalningar och hjälper till att upprätthålla ett hälsosamt kassaflöde. För köparen fungerar fakturan som underlag för bokföring av kostnader och är ofta nödvändig för att kunna göra avdrag för momsen.

Fakturan spelar även en central roll i ekonomisk rapportering och redovisning. Den säkerställer att transaktioner dokumenteras korrekt, vilket är avgörande för att uppfylla lagkrav kring bokföring och för att möjliggöra korrekt finansiell rapportering.

I affärsvärlden fungerar fakturor också som ett kommunikationsverktyg. De hjälper till att upprätthålla tydliga förväntningar mellan köpare och säljare, minimerar missförstånd och ger en formell struktur för affärsrelationer.

Vilka uppgifter måste finnas på en korrekt faktura?

En korrekt faktura måste innehålla specifika uppgifter enligt svensk lagstiftning för att vara giltig. Dessa krav är särskilt viktiga för momsregistrerade företag och inkluderar följande obligatoriska element:

• Fakturadatum – när fakturan utfärdades
• Unikt fakturanummer för identifiering
• Säljarens fullständiga namn, adress och organisationsnummer
• Säljarens momsregistreringsnummer (för momspliktiga företag)
• Köparens fullständiga namn och adress
• Beskrivning av de varor eller tjänster som fakturerats
• Leveransdatum eller datum då tjänsten utfördes
• Pris per enhet exklusive moms
• Eventuella rabatter eller avdrag som inte ingår i enhetspriset
• Tillämplig momssats (procent)
• Momsbelopp uppdelat per skattesats
• Totalt belopp att betala inklusive moms
• Betalningsvillkor och förfallodatum
• Betalningsinformation som bankgiro, plusgiro eller IBAN

För vissa typer av transaktioner kan ytterligare information krävas, som referensnummer, kundreferens eller särskilda noteringar enligt branschpraxis. Om fakturan omfattar momsfria varor eller tjänster måste detta tydligt anges, tillsammans med en hänvisning till relevant momslagstiftning.

Det är viktigt att notera att ofullständiga fakturor kan leda till problem vid momsredovisning och kan ifrågasättas av Skatteverket vid en eventuell granskning. Dessutom kan felaktiga fakturor fördröja betalningsprocessen och skapa onödiga administrativa problem för både säljare och köpare.

Hur skiljer sig en e-faktura från en pappersfaktura?

En e-faktura skiljer sig från en traditionell pappersfaktura främst genom sin digitala natur och strukturerade format. Medan innehållet är detsamma, har e-fakturor flera tekniska och processmässiga fördelar som gör dem till ett effektivare alternativ i modern affärsverksamhet.

Den mest uppenbara skillnaden är leveransmetoden. Pappersfakturor skickas fysiskt via post, vilket medför kostnader för papper, utskrift, kuvert och porto. E-fakturor överförs istället elektroniskt direkt mellan affärssystem eller via en operatör som Apix, vilket eliminerar dessa kostnader och drastiskt reducerar leveranstiden från dagar till sekunder.

En avgörande teknisk skillnad är att e-fakturor använder strukturerade format som Peppol, Svefaktura eller Finvoice. Detta innebär att informationen är maskinläsbar och kan automatiskt importeras och bearbetas i mottagarens ekonomisystem utan manuell inmatning. En pappersfaktura, eller till och med en PDF skickad via e-post, kräver manuell hantering eller OCR-scanning för att få in data i systemen.

Med e-fakturor elimineras också många vanliga fel som uppstår vid manuell hantering. Enligt studier innehåller upp till 15% av pappersfakturor någon form av fel som måste korrigeras manuellt, medan e-fakturor valideras automatiskt före leverans för att säkerställa att all nödvändig information finns med.

En annan viktig skillnad är miljöpåverkan. Pappersfakturor bidrar till avskogning, använder energiintensiva produktionsprocesser och kräver fysisk transport. E-fakturor eliminerar dessa miljöbelastningar nästan helt och bidrar till företagens hållbarhetsmål.

Hur kommer du igång med att skicka e-fakturor?

Att börja med e-fakturering är enklare än många tror och kan implementeras stegvis. Den mest effektiva metoden är att använda en etablerad e-fakturaoperatör som Apix, som kan hjälpa dig genom hela processen från uppstart till full implementering.

Steg 1: Utvärdera ditt nuvarande affärssystem. De flesta moderna ekonomi- och affärssystem har idag inbyggd funktionalitet för e-fakturering eller erbjuder moduler för detta. Kontrollera med din systemleverantör vilka möjligheter som finns. Apix har över 200 färdiga integrationer med olika affärssystem, vilket gör anslutningsprocessen smidig för de flesta företag.

Steg 2: Välj en e-fakturaoperatör som Apix som kan förmedla dina elektroniska fakturor. En operatör fungerar som en mellanhand som tar emot dina fakturor i det format ditt system genererar och omvandlar dem till mottagarens önskade format. Detta kallas ofta för ”meddelandeväxling” och säkerställer kompatibilitet oavsett vilket system mottagaren använder.

Steg 3: Implementera teknisk lösning genom att konfigurera ditt affärssystem för att exportera fakturor i rätt format. De vanligaste formaten i Sverige och Norden är:

• Peppol BIS Billing – ett standardiserat europeiskt format som blir allt mer dominerande
• Svefaktura – ett nationellt format utvecklat för svenska förhållanden
• EDIFACT – ett äldre men fortfarande använt format i många branscher
• Finvoice – vanligt i finsk-svenska affärsrelationer

Steg 4: Testa systemet genom att skicka provfakturor innan du går över till full produktion. Detta säkerställer att alla tekniska aspekter fungerar korrekt och att fakturorna kommer fram och kan tolkas av mottagarens system.

Steg 5: Informera dina kunder om att du nu erbjuder e-fakturering och samla in nödvändig information för att kunna skicka elektroniskt, som deras e-fakturamottagningsadress (ofta kallad ”elektroniskt organisationsnummer” eller ”GLN-nummer”).

Genom att välja en erfaren operatör som Apix, som hanterar över 2 miljoner transaktioner varje månad för över 100 000 företag, förenklas processen avsevärt. Vår infrastruktur övervakas dygnet runt och följer ISO-certifierade säkerhetsrutiner, vilket säkerställer att dina fakturor levereras säkert och pålitligt.

Vilka är de största fördelarna med e-fakturering?

Övergången till e-fakturering medför betydande fördelar som påverkar både ekonomin och effektiviteten i ett företag. De mest framträdande fördelarna inkluderar kostnadsbesparingar och snabbare betalningsprocesser.

Kostnadsbesparing är en av de mest direkta fördelarna. Traditionell fakturahantering med papper kan kosta mellan 15-30 kronor per faktura när man räknar in alla kostnader för material, porto, arbetstid för hantering och arkivering. Med e-fakturering kan denna kostnad reduceras till 1-5 kronor per faktura. För ett företag som skickar tusentals fakturor årligen representerar detta betydande besparingar.

Förbättrat kassaflöde är en annan väsentlig fördel. E-fakturor levereras omedelbart och studier visar att de i genomsnitt betalas 5-8 dagar snabbare än pappersfakturor. Detta beror på flera faktorer:

• Ingen fördröjning i posthantering eller distribution
• Automatisk inläsning i mottagarens system utan väntetider
• Mindre risk för att fakturor blir liggande obemärkta
• Enklare och snabbare godkännandeprocesser

Minskad felfrekvens är också en betydande fördel. Pappersfakturor kräver manuell hantering vilket ökar risken för mänskliga fel. Med e-fakturering valideras data automatiskt och överförs direkt mellan system utan manuell inmatning. Detta reducerar fel med upp till 90% jämfört med traditionell fakturering och minskar tiden som läggs på felsökning och korrigeringar.

Förbättrad spårbarhet och transparens är ytterligare en fördel. E-fakturor är enkla att spåra genom hela processen från utfärdande till betalning. Detta ger bättre kontroll över fakturaflödet och möjliggör proaktiv hantering av förfallna fakturor.

Miljömässiga fördelar ska inte underskattas. Genom att eliminera pappersanvändning, utskrifter, kuvert och fysiska transporter bidrar e-fakturering avsevärt till minskad miljöpåverkan och hjälper företag att uppnå sina hållbarhetsmål.

Lagefterlevnad blir alltmer relevant då flera länder, inklusive Sverige, går mot obligatorisk e-fakturering. Genom att implementera e-fakturering nu säkerställer företag att de är förberedda för framtida utvecklingar inom området.

Sammanfattning: Framtiden för fakturahantering

Fakturahantering genomgår en digital transformation som fundamentalt förändrar hur företag hanterar detta kritiska affärsområde. E-fakturering är inte längre en framtidsvision utan en praktisk nödvändighet för moderna, effektiva verksamheter.

Den pågående utvecklingen drivs av flera överlappande faktorer. Regleringar spelar en allt viktigare roll där Sverige och många andra europeiska länder inför obligatorisk e-fakturering för att effektivisera affärsprocesser och motverka skattefusk. Nu är det rätt tid att implementera dessa lösningar.

Teknologiska framsteg fortsätter att förfina e-faktureringsprocessen. Integration med andra digitala finanssystem som automatiserade betalningar, smarta kontraktshanteringssystem och AI-driven analys skapar synergier som ytterligare förbättrar affärseffektiviteten. I denna utveckling blir gemensamma standarder som Peppol allt viktigare för att säkerställa kompatibilitet över landsgränser och mellan olika system.

För företag som ännu inte har börjat med e-fakturering är tiden inne att agera. Implementering av e-fakturering är en gradvis process som kan anpassas efter företagets storlek och behov. Med rätt partner, som Apix, kan övergången göras smidig och kostnadseffektiv.

Vi på Apix är stolta över att vara en ledande nordisk fintech-partner inom e-fakturering. Med vår robusta infrastruktur som hanterar över 2 miljoner transaktioner varje månad, stöd för alla ledande format och över 200 färdiga integrationer, kan vi hjälpa ditt företag att säkra en framtidssäkrad fakturahantering. Oavsett vilket affärssystem ni använder kan vi erbjuda en lösning som passar era behov.

Ta steget mot effektivare, säkrare och mer hållbar fakturahantering idag. Kontakta oss för att diskutera hur vi kan hjälpa just ert företag att modernisera fakturaprocessen och dra nytta av alla fördelar som e-fakturering erbjuder.

• E-fakturering
• Fakturering

Apix

Apix Messaging är en e-fakturaoperatör som har specialiserat sig på digital förmedling av affärsdokument mellan företag. Apix har ända sedan starten varit fokuserade på att samarbete med affärssystem som vill ge sina kunder en modern lösning för att skicka och ta emot fakturor direkt i systemet. I Sverige är Apix en aktiv medlem i NEA, Nätverket för Elektroniska Affärer.