Effektivisering av ekonomiavdelningen

Alla vet att en ostressad ekonom gör färre misstag och rapporterar säkrare siffror än en ekonom under stress. Säkert har vi alla någon gång haft magont, svårt att sova eller svårt att koppla av då tankarna går till alla siffror som måste rapporteras i tid. Jag minns hur jag som nyanställd ekonom på en redovisningsbyrå satt hela helgen då jag inte fick ihop en kundreskontra i en kvartalsrapportering.

Och som vi alla vet, stress gör inte att det blir mer rätt. En stressad person i vissa yrken kanske presterar bättre. Men inte en stressad ekonom. Fel siffror kommer från okunskap, systemfel och stress. Jag har gjort fel i alla dessa tre kategorier.

Okunskap är inte farligt, det är att tro att du vet när du inte vet som är det farliga.

Systemfel, jag har faktiskt varit med om att en kontering inte balanserade och gick genom ändå. Det gjorde ju att balansrapporten hade en differens mot resultatrapporten. Stress, detta negativa ord som ibland får oss att bli skärpta och effektiva men som även är ett uppsåt till misstag. Ordet på engelska ”stressed”, blir ”desserts” baklänges, kanske därför så många blir sötsugna när de är stressade.

Tips för effektivisering av ekonomiavdelningen!

Jag har arbetat med ekonomi sedan 20 år och vill ge dig mina bästa tips byggda på egen erfarenhet.

Det bästa konkreta tipset är checklistan. Därför att har man begått ett misstag så måste man se vad man kan göra för att förhindra att det händer igen. Svaret på många ekonomiska misstag är en checklista. Den har du säkert hört om förut. Men den är värd att upprättas med noggrannhet för att säkerställa att alla viktiga är med. Listan kan även anpassas för specifikt för varje företag och arbetsmoment. Efter föreläsningen får alla deltagare ett förslag på en checklista som sedan går att göra företagsanpassad.

När vi blickar över en ekonomiavdelning eller en redovisningsbyrå med hög arbetsbelastning så är en interimskonsult oftast en bra lösning. Här är det viktigt med proaktivitet. Att man redan på hösten planerar inför våren. En interimskonsult kostar pengar men samtidigt köper man sig fri från arbetsbelastning. Om ni tar en in en interimskonsult är det viktigt att tänka på att konsulten redan kan ert system och förstår företagets rutiner.

Det finns ett stort planeringskrav från ekonomichefen så att ekonomerna inte blir överbelastade. En ekonom ska aldrig ha full beläggning eftersom tiden då inte räcker till under våren då merparten av företagen har årsbokslut som ska färdigställas. Planeringen är viktigt så att varje ekonom har så stor variation på kunder som möjligt med olika räkenskapsår. Det är även bra att fokusera på utbildning för ekonomerna under hösten då arbetsbelastningen inte är lika stor.

Automatisering och integrationer är även A och O för smidiga arbeta processer. Här kan vi verkligen spara tid. Så tidigt som möjligt ska system ses över och en utvärdering av integrationer och automatiseringar ska göras. Detta ska finnas med i onboarding processen för nya kunder.

Sitter man med en ekonomiavdelning där moment tar för mycket tid är det bra att göra en processkarta för att utvärdera alla flöden. En sådan analys ger möjlighet att hitta tidstjuvar och eventuella risker i arbetsmomenten. Ett förslag på en sådan processkarta ges under seminariumet.

Torsdagen den 28 augusti kommer vi ha ett webinar just kring ämnet ”effektivisering av ekonomiavdelningen” där en djupare genomgång kommer att göras.

Bland annat kommer vi gå igenom:

• Fler konkreta tips för effektivisering.
• Hur vi kan minska arbetsbelastningen men inte kvalitén.
• Alla vill ha ett starkt team, vad är grunderna?
• Alla pratar om hållbarhetsredovisning men allting börjar med en hållbar personal.
• Vad spelar affärssystemet för roll?

Anmäldig till ”effektivisering av ekonomiavdelningen” här!

• evenemang

Annica Kämpe

Auktoriserad Redovisningskonsult, koncernredovisare, föreläsare, skribent och Poddcast Host.