Strategier för kostnadseffektivitet och smart systemval

Maximera din e-fakturering: Strategier för kostnadseffektivitet och smart systemval

Står du inför utmaningen med e-fakturering? Det är inte ovanligt att brottas med att försöka effektivisera sitt företags faktureringsprocess och skära ner på kostnaderna. Men hur gör du det, och vad kan du upptäcka längs vägen? Här får du de insikter du behöver för att förändra, förbättra och förenkla din ekonomiska administration det vill säga göra ett smart systemval. Du kan enkelt öka effektiviteten med e-fakturering.

1. Standardisera dina e-faktureringsprocesser

Att standardisera dina e-faktureringsprocesser är som att lägga en stabil grund för ditt företags ekonomihantering. Tänk på de fördelar som konsekvent arbete för med sig: när du och dina branschkollegor arbetar enligt samma metoder blir resultatet mer enhetligt. 

Genom att göra dina processer mer enhetliga minskar du inte bara manuellt arbete och felrisker, utan underlättar också förståelsen och implementeringen i ditt dagliga arbete. Detta är särskilt viktigt för att dra full nytta av teknologier som AI och databehandling, vilka kräver strukturerad och standardiserad data. 

Strukturerad och standardiserad data i fakturering garanterar dessutom att samma dataformat används för e-fakturering utan avvikelser, som i hur fakturanummer presenteras. Detta förenklar din e-faktureringsprocess avsevärt.

2. Utvärdera dina behov

Du står kanske inför utmaningen att ditt nuvarande e-faktureringssystem är begränsat, svårt att skala upp eller dyrt att anpassa. Det är inte ovanligt att system som har använts under en längre tid inte tillåter nödvändiga förändringar, vilket leder till höga kostnader. Fråga dig själv om ditt nuvarande system erbjuder kompatibilitet med e-fakturaformat och kan hantera både att skicka faktura och ta emot faktura på ett effektivt sätt. En sådan mångsidighet är avgörande för att möta dagens digitaliseringskrav.

Med andra ord, se till att du förstår de tekniska möjligheterna som finns och formulera sedan dina specifika behov till din leverantör. Frågan ”Vad behöver jag?” är central. Utan en klar förståelse av dina behov kan leverantörer göra antaganden som inte alltid stämmer överens med dina verkliga krav – och därmed inte leverera tjänsten du faktiskt behöver.

3. Byt till ett molnbaserat system

Står du med ett föråldrat e-faktureringssystem som saknar nödvändiga funktioner och integrationer för e-fakturering? Då är det en utmaning att lägga till dessa kapaciteter. Äldre system är ofta begränsade av föråldrade gränssnitt och API:er, vilket gör det svårt att integrera moderna e-faktureringslösningar. Du kanske tror att en enkel uppgradering räcker i det fallet, men tyvärr krävs det mer – en total omställning. 

Med andra ord: byt istället ut hela systemet till något som verkligen möter dina behov och erbjuder moderna, integrerade lösningar. För många företag är den lösningen en molnbaserad plattform, där moderna API:er inte bara gör faktureringsprocesserna enklare, utan också flexibla nog att snabbt anpassas efter dina affärsbehov. Molnbaserade system erbjuder också integrerade elektroniska faktureringslösningar som underlättar övergången till e-fakturering, vilket är en viktig del i digitaliserad fakturering.

4. Välj ett segel, inte ett ankare

Låt oss säga att din verksamhet är en båt som seglar på ett hav av e-fakturering. Att ha en leverantör som binder dig till ett enda system är som att segla med ankaret utsläppt. Många leverantörer är fast bundna till vissa operatörer, vilket försvårar din förmåga att navigera smidigt i olika affärsmiljöer.

För att segla fritt och effektivt (och billigt) behöver du istället en leverantör som är flexibel och anpassningsbar till flera operativsystem. Detta ger dig friheten att styra din verksamhet i den riktning som bäst gynnar dina mål. En sådan leverantör är inte bara en partner i din faktureringsprocess, utan ser också till att du kan anpassa dig till förändringar och nya möjligheter.

5. Se till att du verkligen använder e-fakturering

Du kanske tror att ett system som endast kan skicka PDF-fakturor är en form av e-fakturering, men det stämmer inte – det är en missuppfattning som kostar pengar. Vid första anblick kan det verka som en bekväm lösning, men verkligheten är något annat. PDF-fakturor räknas nämligen inte som e-faktura enligt lag och tillåter dessutom inte effektiv hantering och analys av data, vilket är avgörande för att förbättra (och kostnadseffektivisera) din faktureringsprocess.

Undersök först om ditt nuvarande system kan exportera information (elektronisk, standardiserad och strukturerad data) på ett annat sätt som fungerar för verklig e-fakturering. Om inte är det smart att leta efter ett verktyg som kan hantera och omvandla dina filer till ett e-faktureringsvänligt format.

6. Ta in extern expertis

Har du någonsin funderat på om du är ”hemmablind” när det gäller dina e-faktureringsprocesser? Det är lätt att bli bekväm med anpassade rutiner som i själva verket är mer kostsamma är nödvändigt, särskilt när de kräver ständiga uppdateringar och specialkunskaper. Det är här en objektiv utvärdering av dina processer blir avgörande.

Genom att anlita extern expertis får du en nytt perspektiv på hur du kan optimera dina processer och avslöja dolda möjligheter till kostnadsbesparingar. Exempelvis kan den objektiva synen identifiera områden där enklare, mer standardiserade lösningar inte bara minskar kostnaderna utan också ökar effektiviteten. Detta är ett effektivt sätt att anpassa dina system utan att tumma på funktionaliteten.

7. Se till att du vet hur du använder ditt system på rätt sätt

Tänk om ditt nuvarande system faktiskt har kapaciteter som du aldrig använt? Med andra ord, att du inte utnyttjar systemets fulla potential. Men inte på grund av systemets begränsningar, utan av brist på kunskap. Det är inte en ovanlig situation: många företag är inte medvetna om vad deras befintliga system faktiskt kan göra, eller har outsourcat eller tappat den kompetens som hade kunskapen.

Att rekrytera och träna ny talang är dyrt, så att ha en stabil intern kunskapsbas är en smart satsning. Därför bör du investera i utbildning och kunskapsutveckling runt ditt system inom ditt team. Det är inte bara kostnadseffektivt på lång sikt, utan det gör dig också mindre sårbar för personalomställningar. 

Så väljer du rätt leverantör

När du väljer leverantör för ditt e-faktureringssystem är det några nyckelfaktorer du verkligen behöver ha i åtanke. Dyk ner i dessa aspekter och säkerställ din framtida effektivitet och flexibilitet.

Nyckelfaktorer att överväga vid val av leverantör inkluderar:

• Flexibilitet i integration: Välj en leverantör som erbjuder lösningar som kan integreras med flera olika system. Detta ger dig friheten att växla eller uppgradera dina system utan att behöva byta leverantör.
• Skalbarhet: Kontrollera om leverantörens prissättning och tekniska kapaciteter kan skala med dina framtida behov. Ett system som är kostnadseffektivt idag kanske inte är det när ditt företag växer.
• Anpassa till behov: Försäkra dig om att leverantören kan anpassa sig till dina föränderliga behov. Nya krav kan uppstå över tid, och din leverantör bör vara flexibel nog att tillgodose dessa.
• EDI: Din leverantör bör kunna hjälpa dig att utforska fördelarna med EDI (Electronic Data Interchange) för att ytterligare automatisera och effektivisera din fakturering.

För att säkerställa att ditt e-faktureringssystem förblir kostnadseffektivt när ditt företag växer, bör du:

• Göra en noggrann behovsanalys: Förstå ditt företags nuvarande och framtida behov. Det är viktigt att du klargör vad du förväntar dig av systemet för att undvika oväntade kostnader eller brister i funktionaliteten.
• Överväga certifieringar: Små företag kan ha specifika sätt att arbeta, som ISO-certifieringar. Säkerställ att din leverantör kan uppfylla dessa standarder.
• Kommunicera aktivt: Tydlig kommunikation med leverantören är avgörande. Genom att aktivt delta i processen och klargöra dina behov kan du undvika problem och osäkerheter längre fram.

Vill du dyka djupare in i världen av e-fakturering och upptäcka hur du använder tjänsten på bästa sätt? Besök vår hemsida och lär dig allt du behöver för att göra din faktureringsprocess smidigare och mer kostnadseffektiv. 

• edi
• fakturering

Apix

Apix Messaging är en e-fakturaoperatör som har specialiserat sig på digital förmedling av affärsdokument mellan företag. Apix har ända sedan starten varit fokuserade på att samarbete med affärssystem som vill ge sina kunder en modern lösning för att skicka och ta emot fakturor direkt i systemet. I Sverige är Apix en aktiv medlem i NEA, Nätverket för Elektroniska Affärer.