Home » Aktuellt » Hur skaffar jag e-faktura? Hur skaffar jag e-faktura? 6.6.2025 8 min läsning Att skaffa e-faktura för ditt företag är en enkel process som börjar med att välja en pålitlig leverantör av e-fakturatjänster. Du behöver se över ditt nuvarande faktureringssystem, välja en lösning som stödjer format som Peppol eller Svefaktura, och implementera den nya tjänsten. Moderna e-fakturalösningar som Apix erbjuder färdiga integrationer med över 200 affärssystem, vilket gör övergången smidig. Med rätt partner kan du vara igång med elektronisk fakturering inom några dagar och dra nytta av lägre kostnader, färre fel och snabbare betalningar. Vad är en e-faktura? En e-faktura är en elektronisk faktura som skickas och tas emot i ett strukturerat, digitalt format direkt mellan olika affärssystem. Till skillnad från PDF-fakturor eller pappersutskrifter som måste hanteras manuellt, innehåller e-fakturor strukturerad data som automatiskt kan läsas in och bearbetas i mottagarens ekonomisystem. Den grundläggande skillnaden mellan e-faktura och traditionella fakturor är att e-fakturor följer standardiserade format som möjliggör maskin-till-maskin-kommunikation. När du skickar en e-faktura transporteras informationen säkert från ditt system till mottagarens utan att någon behöver skriva in data manuellt. De vanligaste formaten för e-fakturering i Norden och Europa är: Peppol – Ett europeiskt nätverk och format som blir allt mer dominerande internationellt och som stödjer säker utväxling av affärsdokument Svefaktura – Sveriges nationella standard för elektroniska fakturor, särskilt vanlig vid fakturering till offentlig sektor Finvoice – Det finska formatet för elektroniska fakturor Dessa format fungerar inom ett digitalt ekosystem där operatörer som Apix agerar mellanhand för att säkerställa att fakturorna levereras korrekt oavsett vilket system mottagaren använder. Genom e-fakturering kan företag automatisera hela fakturaprocessen från skapande till betalning. Varför bör mitt företag använda e-fakturor? Övergången till e-fakturering ger flera betydande fördelar som direkt påverkar ditt företags effektivitet och lönsamhet. Den mest omedelbara fördelen är snabbare betalningar eftersom e-fakturor når mottagaren direkt och kan behandlas utan manuell hantering, vilket förbättrar ditt kassaflöde märkbart. För de flesta företag leder e-fakturering till drastiskt minskade administrativa kostnader. Traditionell fakturahantering med papper, utskrifter, kuvertering och porto ersätts med en automatiserad digital process som kräver minimalt med manuellt arbete. Detta frigör värdefull tid för din ekonomiavdelning att fokusera på mer strategiska uppgifter. E-fakturering reducerar också fel betydligt. Felaktiga uppgifter, feltolkningar vid manuell inmatning och borttappade fakturor elimineras när data överförs elektroniskt i standardiserade format. Detta minskar både försenade betalningar och tid som läggs på att korrigera fel. Dessutom innebär e-fakturering miljöfördelar genom att eliminera pappersförbrukning, utskrifter och fysiska transporter. För ett medelstort företag kan detta betyda tusentals sparade pappersark årligen. Många europeiska länder, inklusive Sverige, går mot obligatorisk e-fakturering för företagstransaktioner (B2B). Genom att implementera e-fakturering nu säkerställer du att ditt företag är förberett för framtida regelkrav. Hur kommer jag igång med e-fakturering? Att komma igång med e-fakturering följer en strukturerad process som de flesta företag kan genomföra relativt enkelt. Här är en steg-för-steg guide för att starta med digital fakturering: Kartlägg din nuvarande fakturaprocess Analysera antal fakturor ni skickar månadsvis Identifiera vilka kunder som redan kan ta emot e-fakturor Dokumentera hur er nuvarande faktureringsprocess fungerar Välj en e-fakturalösning Undersök olika leverantörer som Apix som hanterar över 2 miljoner transaktioner per månad Säkerställ att lösningen stödjer relevanta format (Peppol, Svefaktura) Kontrollera om leverantören har färdiga integrationer med ditt affärssystem Implementera och integrera Anslut din valda e-fakturalösning till ditt affärssystem Konfigurera inställningar för elektronisk fakturering Genomför testsändningar för att verifiera att allt fungerar Utbilda personalen Introducera det nya systemet för alla berörda medarbetare Tillhandahåll utbildning i hur man skapar och skickar e-fakturor Säkerställ att alla förstår fördelarna och de nya rutinerna Hela processen kan ofta genomföras på några veckor, särskilt om du väljer en leverantör med färdiga integrationer för ditt affärssystem. Med en etablerad lösning som Apix, som redan stödjer över 100 000 företag, kan implementeringen gå särskilt smidigt eftersom mycket av förarbetet redan är gjort. Vilken teknisk utrustning behöver jag för e-fakturering? För att komma igång med e-fakturering behöver du förvånansvärt lite ny teknik. De flesta företag kan använda sin befintliga IT-infrastruktur med några mindre justeringar. Här är de tekniska grundförutsättningarna du behöver för e-fakturering: Ett affärssystem eller ekonomisystem är den grundläggande komponenten. Detta har de flesta företag redan på plats, och moderna system som Fortnox, Visma, SAP eller Microsoft Dynamics har ofta inbyggt stöd för e-fakturering. Det viktigaste är att ditt system kan exportera fakturauppgifter i ett strukturerat format. Du behöver också anslutning till ett meddelandenav eller en e-fakturaoperatör som Apix. Operatören fungerar som en mellanhand som konverterar, skickar och säkerställer leverans av dina elektroniska fakturor till rätt mottagare. Operatörens tjänst är central eftersom den hanterar olika format och säkerställer att dina fakturor kan tas emot oavsett vilket system mottagaren använder. För att nå alla mottagare behöver din e-fakturalösning anslutning till nätverk som Peppol, som är en europeisk standard för elektronisk dokumenthantering. Denna anslutning tillhandahålls normalt av din valda operatör. Säkerhetslösningar är inbyggda i professionella e-fakturatjänster och kräver sällan ytterligare investeringar från din sida. Dessa säkerställer att dina fakturor överförs krypterat och når rätt mottagare. I vissa fall kan systemintegration behövas om ditt affärssystem inte har en färdig integration med din valda e-fakturatjänst. Men leverantörer som Apix erbjuder över 200 färdiga integrationer, vilket minimerar behovet av skräddarsydda utvecklingslösningar för de flesta företag. Hur ansluter jag mitt affärssystem till e-fakturering? Anslutningen av ditt affärssystem till e-fakturering är en nyckelprocess som avgör hur smidigt din övergång blir. Det finns olika integrationsmetoder beroende på vilket system du använder och dina specifika behov: Den enklaste och vanligaste metoden är att använda färdiga integrationer. Operatörer som Apix har utvecklat standardiserade kopplingar till över 200 olika affärs- och ekonomisystem. Med dessa färdiga integrationslösningar kan du ofta börja skicka e-fakturor inom några dagar, ibland till och med samma dag som tjänsten aktiveras. Detta är den rekommenderade vägen för små och medelstora företag eftersom den kräver minimal IT-insats. För större företag med mer komplexa behov finns även API-baserade integrationsmöjligheter. Genom programmeringsgränssnitt (API:er) kan ditt IT-team eller systemleverantör skapa en djupare integration mellan ert affärssystem och e-fakturatjänsten. Detta ger mer flexibilitet och möjlighet till anpassning efter specifika krav. En tredje metod är filbaserad integration, där ditt system exporterar fakturauppgifter i en standardiserad fil som sedan hämtas av e-fakturatjänsten. Denna metod kräver ofta något mer manuell hantering men kan vara ett bra alternativ för mindre företag med enklare system. För att välja rätt integrationsmetod bör du beakta faktorer som: Företagets storlek och fakturavolym Vilket affärssystem ni använder Interna IT-resurser Behov av automatisering Budget för implementering Oavsett företagsstorlek finns det idag lösningar som kan möta dina behov utan att kräva omfattande IT-projekt. För många mindre företag kan en e-fakturering via molntjänst vara tillräcklig, medan större organisationer oftast drar störst nytta av djupare systemintegrationer. Vad kostar det att implementera e-fakturering? Kostnaden för att implementera e-fakturering varierar beroende på företagets storlek, val av lösning och befintlig IT-infrastruktur. För de flesta företag består kostnaderna av flera komponenter: Startavgiften eller implementeringskostnaden är en engångskostnad för att sätta upp tjänsten. För mindre företag som väljer standardlösningar med färdiga integrationer kan denna kostnad vara relativt låg, mellan 2 000-10 000 kr. För större företag med komplexa system kan implementeringskostnader stiga till 50 000 kr eller mer om specialanpassningar krävs. Många leverantörer tillämpar också transaktionskostnader, en avgift per skickad eller mottagen e-faktura. Dessa avgifter är vanligtvis låga, från ett par kronor till omkring 10 kr per faktura, och sjunker ofta vid högre volymer. Utbildning och support ingår ofta i grundavgiften hos professionella leverantörer som Apix, men det kan tillkomma kostnader för mer omfattande utbildningsinsatser eller anpassad support. När du jämför kostnader för e-fakturering med traditionell fakturering är det viktigt att beakta besparingspotentialen. Studier visar att kostnaden för att hantera en pappersfaktura manuellt kan vara mellan 50-300 kr när man räknar in all arbetstid, material och porto. Med e-fakturering kan dessa kostnader reduceras med upp till 80%, vilket innebär att investeringen ofta betalar sig inom några månader för de flesta företag. Sammanfattning: Kom igång med e-faktura idag Att implementera e-fakturering är ett strategiskt steg som ger både omedelbara och långsiktiga fördelar för ditt företag. Genom att följa processen vi beskrivit kan du effektivisera din fakturahantering, minska kostnader och förbereda ditt företag för framtiden. För att komma igång, börja med att kartlägga din nuvarande fakturaprocess och identifiera dina specifika behov. Ta därefter kontakt med en etablerad e-fakturaoperatör som Apix som kan guida dig genom implementeringsprocessen. Med över 100 000 anslutna företag och över 200 färdiga integrationer kan Apix erbjuda en smidig övergång till e-fakturering oavsett storlek på ditt företag. Tänk på att välja en partner som erbjuder stöd för alla relevanta e-fakturaformat som Peppol, Svefaktura och Finvoice för att säkerställa att du kan nå alla dina kunder och leverantörer. Se också till att lösningen övervakas dygnet runt och följer ISO-certifierade säkerhetsrutiner för maximal tillförlitlighet. De främsta fördelarna du kommer uppleva med e-fakturering är: Snabbare betalningar och förbättrat kassaflöde Minskade administrativa kostnader Färre fel i fakturahanteringen Miljövänlig fakturering utan papper Ta steget in i framtidens fakturering idag genom att kontakta en e-fakturaleverantör för en kostnadsfri konsultation om hur just ditt företag kan dra nytta av e-fakturering. Med rätt partner kan du vara igång med elektronisk fakturering snabbare än du tror och direkt börja se fördelarna med en moderniserad fakturaprocess. E-fakturering Apix Apix Messaging är en e-fakturaoperatör som har specialiserat sig på digital förmedling av affärsdokument mellan företag. Apix har ända sedan starten varit fokuserade på att samarbete med affärssystem som vill ge sina kunder en modern lösning för att skicka och ta emot fakturor direkt i systemet. I Sverige är Apix en aktiv medlem i NEA, Nätverket för Elektroniska Affärer.